Wohnungsübergabeprotokoll: Infos und Muster

Irgendwann müssen alle Menschen getrennte Wege gehen – auch Mieter und Vermieter. Nicht immer ist Streit der Grund, wenn diese beiden Parteien getrennte Wege gehen und ein Umzug ansteht. Häufig spielen persönliche Gründe eine große Rolle: Ein Familienmitglied hat einen neuen Job in einer anderen Stadt erhalten, die Familie zieht in eine neue Umgebung, die in der Nähe der neuen Schule ihres Kindes ist oder sie haben sich dazu entschlossen, ein Haus zu kaufen, anstatt weiterhin zu mieten.

Was auch immer der Grund für den Umzug sein mag, auf das Wohnungsübergabeprotokoll inklusive Checklisten sollte niemand verzichten, wenn er den Zustand der Wohnung festhalten und sich späteren Ärger sparen möchte. Diese schriftliche Bestätigung belegt, dass es bei der Abgabe des Mietobjekts keine Missstände gab. Etwaige Ansprüche können somit auch nicht im Nachhinein gestellt werden und der Vermieter hat kein Recht die Mietkaution unverhältnismäßig lange einzubehalten. Das Protokoll schützt den Mieter vor nicht wahrheitsgemäßen Schadensansprüchen und gibt dem Besitzer das Recht, Ansprüche geltend zu machen.

Da die Anfertigung und Verwendung eines solchen Aktenstücks nicht rechtlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir jedem Verbraucher, sich über dieses Thema zu informieren. Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll lassen sich von vorneherein viele Streitigkeiten verhindern. Zusätzlich hilft die Unterlage, Schönheitsreparaturen im Mietvertrag einfacher festzulegen und zu begründen. Im Anschluss finden Sie einen ausführlichen Ratgeber über das Wohnungsübergabeprotokoll und was Sie alles beachten müssen.

Das Wohnungsübergabeprotokoll

Da das Wohnungsübergabeprotokoll lediglich empfehlenswert und keine Pflicht ist, gibt es grundsätzlich keine speziellen Vorgaben, sondern nur Empfehlungen. Dennoch ist es wichtig, diesen Beleg äußerst sorgfältig zu erstellen. Im Grunde umfasst das Schreiben ein bis zwei Seiten, auf denen Angaben des Vermieters und seiner Mietwohnung enthalten sind. Zudem wird festgehalten, ob es sich um einen Ein- oder Auszug handelt. Damit wird klar, dass dieses Memo in beiden Fällen erstellt werden sollte. Weitere Daten, die vor dem Umzug protokolliert werden, ist die Überreichung der Hausschlüssel, Zählerstände und die Beschaffenheit des Objekts inklusive Defekten.

Nicht selten kommt es zu Auseinandersetzungen, wenn Menschen mit gutem Gewissen ihr Haus verlassen und später gebeten werden, für eine Fehlerbehebung zu zahlen. Auch wenn sie nicht für die Makel verantwortlich sind, haben sie keine Möglichkeit, dies zu beweisen – hier kommt das zuvor angesprochene Protokoll als Hilfe ins Spiel. Es gewährleistet beiden Seiten, dass es später nicht zum Streit kommt.

Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name des Mieters
• Daten zur Adresse
• Nennung des Mietobjekts
• Nennung anwesender Zeugen (falls zutreffend)
• Datum der Wohnungsbesichtigung
• bestehende / verursachte Defekte, Mankos
• sonstige Bemerkungen
• Anzahl und Art der ausgehändigten Türschlüssel
• letzte Renovierung
• Zählerstand für Warm- und Kaltwasser

Nicht zwingend notwendig aber empfehlenswert sind folgende Daten:

• Nachfristsetzung
• Vereinbarungen zu Kostenübernahmen
• Angaben zur Übergabeverhandlung

Die Checklisten finden Sie als Service kostenlos zum Herunterladen (anmelden oder registrieren nicht notwendig). Drucken Sie das PDF aus, füllen Sie die Daten aus und unterschreiben Sie es zusammen mit ihrem Vermieter.

Rechtliche Bestimmungen

Das deutsche Mietrecht sieht laut Immobilienscout24 keine Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls vor. Die Praxis hat allerdings gezeigt, dass es immer wieder zu Unstimmigkeiten kommt. Damit die Auseinandersetzung nicht vor Gericht endet, können sich Verbraucher und Wohnungsbesitzer wie zuvor beschrieben mit einem speziellen Attest absichern. Darin wird der Zustand zum Augenblick des Auszugs der Mieter dokumentiert. Für die Pächter entsteht so ein gewisser Schutz und Sicherheit, später nicht für Macken ungerechtfertigt haftbar gemacht zu werden.

Weigert sich der Verpächter oder Pächter, die Unterlage zu signieren, lässt sich an der Situation allerdings nichts ändern. In diesem Fall dokumentieren viele die Beschaffenheit des Mietobjekts in einer Sachverhaltsaufnahme. Im Falle eines Rechtsstreits ist diese allerdings anfechtbar, deshalb empfehlen wir, sie nur mit einem fachkundigen Zeugen anzufertigen.

Unterzeichnen allerdings beide Seiten das Übergabeprotokoll und es wird festgehalten, dass in der Immobilie keine Mängel feststellbar sind, dann bezeichnet man dies als sogenannte „negative Schuldanerkenntnis“ zugunsten des Pächters. Der Verpächter kann später keine Schadenersatzansprüche fordern.

Weitere Infos zu diesem Themenbereich und zahlreiche Urteile finden Sie im Mieterlexikon. Bei Problemen können sich Verbraucher auch an den Deutschen Mieterbund wenden.

Grundlegende Infos zur Übergabe

Sie haben sich endlich dazu entschlossen, aus ihrer Wohnstätte auszuziehen? Dann stehen Ihnen vor der Wohnungsübergabe laut Mietrecht eventuell noch einige Aufgaben bevor. Leider werden diese häufig von Auseinandersetzungen zwischen beiden Vertragsparteien gestört. Eigentlich schade, besonders dann, wenn man sich jahrelang so gut verstanden hat. Streitpunkt sind meist die Pflichten des Pächters: Wie wird gekündigt, steht eine Schönheitsreparatur an und in welcher Verfassung wird die Wohnung übergeben? Vor der Schlüsselübergabe steht Folgendes an:

Mieter sind nach § 546 Abs. 1 BGB dazu verpflichtet, eine Wohnung nach Beendigung des Mietverhältnisses zurückzugeben. Der unmittelbare Besitz wird hergestellt, indem alle Wohnungsschlüssel, sonstige Schlüssel (für Keller, Garage, etc.) und andere Gegenstände, welche zum gemieteten Objekt gehören, abgegeben werden.

Wann die Übergabe stattfindet

Die Übergabe erfolgt „nach Beendigung“. Jeder Mietvertrag endet an einem bestimmten Kalendertag, meist dem Letzten eines Kalendermonats. Sollte keine Uhrzeit festgelegt sein, was die Regel ist, endet das Mietverhältnis pünktlich um 24 Uhr. Die Rückgabe ist dementsprechend am nachfolgenden Tag fällig, es sei denn, dieser ist ein Feiertag, Sonntag oder Sonnabend, dann gilt nach § 193 BGB der nächste Werktag.

Eine verspätete Abgabe kann dazu führen, dass der Pächter für eventuell entstandene Verzugsschäden ersatzpflichtig gemacht wird. Er muss auch beweisen können, dass die Übergabe ordnungsgemäß erfolgt ist – Stichwort: Übergabeprotokoll. Außerhalb des vertraglich festgelegten Übergabezeitpunktes können die Beteiligten einen früheren oder späteren Moment wählen.

Ordnungsgemäße Beschaffenheit der Wohnung

Die Immobilie muss, wie in vielen Verträgen vereinbart, „besenrein“ verlassen werden. Grobe Verschmutzungen müssen somit beseitigt sein. Sollte es keine vertragliche Regelung geben, dann muss die Wohnung dieselbe Verfassung besitzen, indem sie vorgefunden wurde. Das bedeutet, dass Verbraucher ihr Mobiliar sowie sämtliche Aufbauten entfernen oder rückgängig machen müssen: Einbauschränke abbauen, Trennwände entfernen, Jalousien abmontieren, Türen einhängen, etc. Wer wünscht, seine Küche dem Nachmieter zu überlassen, muss dies mit dem Verpächter absprechen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Übernahme in einem Kaufvertrag festzuhalten.

Rückzahlung der Kaution

Viele Mietverhältnisse entstehen nur auf Basis einer Kaution, die als Garantie hinterlegt wird und nach Beendigung des Mietverhältnisses gemäß § 551 Abs. 3 BGB ausgezahlt wird. Vermieter haben das Recht, einen Teil der Kaution einzubehalten, im Falle dass möglicherweise ausstehende Nebenkosten oder Schadenersatzansprüche anfallen. Diese Frist darf allerdings nicht länger als drei bis sechs Monate betragen.

Renovierungspflichten und Reparaturen

In den vergangenen Jahren gab es immer wieder Probleme, wenn es um Wohnungsmängel und die damit zusammenhängenden Renovierungspflichten und Instandsetzungen nach oder während eines Umzugs ging. Die Behebung der Defizite sowie ihre Fristen wurden von vielen Gerichten immer wieder für unwirksam erklärt. So gelten flexible Abgeltungsklauseln meist als unwirksam, weil sie häufig unverständlich sind. Entscheidend ist, ob standardisierte Formularverträge verwendet wurden oder die Mietbedingungen individuell ausgehandelt wurden.

Sollten die Klauseln über die Wiederherstellung unwirksam sein, darf laut dem BGH-Urteil VIII ZR 181/07 kein Mietzuschlag oder eine Mieterhöhung verlangt werden.

Für Verbraucher ist es dennoch wichtig zu wissen, was Schönheitsreparaturen sind und welche zulässig beziehungsweise unzulässig sind:

Welche Vorbereitungen Verbraucher treffen müssen

Damit es am entscheidenden Stichtag nicht zu Problemen kommt, sollten Verbraucher alles daran setzen, ihre Wohnstätte ordnungsgemäß in Schuss zu bringen. Wenn die Immobilie genauso aussieht, wie sie im Moment des Einzuges aussah, dann sollte es auch keine Probleme geben. Was steht also an?

Dokumentation und Beseitigung von Mängeln

Durchlaufen Sie mit Stift und Papier bewaffnet alle Räume und schauen Sie sich diese haargenau an. Sind die Türen angekratzt? Ist die Jalousie beschädigt? Gibt es Bohrlöcher, die verdeckt werden müssen? Notieren Sie sich die Beschädigungen in allen Zimmern, damit sie diese später beheben können.

Fotodokumentation

Während die niedergeschriebene Dokumentation sinnvoll ist, um die Mängel beheben zu können, sollten Sie zusätzlich auch eine Fotodokumentation anfertigen. Fotografien sind die perfekte Beweislage gegen Schadenansprüche. Fertigen Sie die Bilder sowohl vor als auch nach der Renovation an. Fotografieren Sie dabei die Zimmer aus allen denkbaren Winkeln, damit Böden, Fenster, Armaturen, Wände und Türen gut sichtbar sind. Die Aufnahmen sollten Sie nicht nur selbst aufbewahren, sondern auf einer CD, einem USB-Stick oder über einen Cloud-Dienst online überreichen. Bewahren Sie die Abzüge auch nach dem Auszug einige Jahre auf, viele Schadenansprüche kommen erst Monate nach dem letzten Kontakt.

Wichtig: Eine Fotodokumentation ist auch bei Einzug in eine Wohnstätte ratsam. So lässt sich später beweisen, dass die Bleibe nach einer Instandsetzung in ihre ursprüngliche Lage versetzt wurde.

Versteckte Mängel

Sorgfältiger Inspektionen zu trotz können Defizite auch unentdeckt bleiben und später entdeckt werden. Diese sollten sofort reklamiert werden, sodass kein Nachteil entsteht. Problematisch wird es, wenn der entdeckte Übel verheimlicht und sehr spät angezeigt wird. Gerichte haben entschieden, dass man auch für Makel die Verantwortung trägt, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Einen Schutz gibt es durch folgende Formulierung:

Der Vermieter behält sich die Geltendmachung von Ansprüchen für bei der Abnahme nicht erkennbare oder später auftretende Mängel ausdrücklich vor.

Zählerstand

Die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser müssen sowohl bei Ein- als auch Auszug notiert werden. So wird sichergestellt, dass später nicht unberechtigte Nachzahlungen gefordert werden können.

Wohnungsschlüssel

Die Dokumentation der ausgehändigten Türschlüssel ist ebenfalls eine erforderliche Maßnahme bei Ein- und Auszug. Sollte ein Schlüssel bei der Wohnübergabe fehlen, muss geklärt werden, wer die Kosten dafür trägt.

Übrigens: Jeder hat das Recht, drei Eingangsschlüssel zu erhalten. Die Überreichung von drei Schlüsseln muss nicht zwingend beim Einzug geschehen, sie sollten aber später nachgereicht werden. Wichtig ist, dies dann schriftlich festzuhalten.

Abnutzung

Grundsätzlich kann niemand erwarten, dass ein Apartment nach einigen Jahren „wie neu“ aussieht, eine Abnutzung ist somit normal und wird erwartet. Die normale Abnützung ist zudem im Mietpreis enthalten. Problematisch wird es bei übermäßiger Abnutzung, dann kann man unter anderem zur Kasse gebeten werden. Eine komplette Restauration ist meist nicht erforderlich und sollte auch nicht ohne Weiteres nach einem Umzug gezahlt werden. Mieter schulden nämlich nicht den Neuwert der Bleibe, sondern den Zeitwert. Anders sieht es aus, wenn das Eigenheim renoviert übernommen wurde. Wie der Bundesgerichtshof in Karlsruhe entschied, (Az.: VIII ZR 71/08) muss eine Unterkunft renoviert abgetreten werden, wenn beide Parteien dies so vereinbart hatten.

Tipp: Für übermäßige Schäden sollten Verbraucher ihre Hausratversicherung oder Haftpflichtversicherung einschalten.

Wenn Mängel festgestellt werden

Wie erwähnt, muss das Heim in die ursprüngliche Anordnung zurückgesetzt werden. Bei kleinen Fehlern ist dies kein Problem und Sie können in Eigenregie diese schnell renovieren: Bohrlöcher lassen sich mit Gips versiegeln, die alte Tapete wird entfernt und es wird neu tapeziert. Wie sieht es dagegen bei Schädlingsbefall oder Schimmel aus? Hier versuchen Verpächter gerne, ihrem Pächter den Miesepeter zuzuschieben. Dieser müsste ihrer Argumentation zufolge auch für die Beseitigung der Defekte zahlen. Kommt es zu diesem Szenario, sollten Verbraucher zunächst nichts signieren. Vermieter müssen in diesem Fall Beweise vorlegen, bis der Mieter freiwillig anerkennt, dass er schuldig ist.

Wer jedoch überzeugt ist, nichts falsch gemacht zu haben, sollte einen Anwalt oder seine Versicherung einschalten. Dann muss ein Experte den Wohnsitz begutachten und entscheiden, ob der Schimmel, oder ein anderer Schaden, durch die grobe Fahrlässigkeit des Nutzers entstanden ist, oder ob es andere Gründe gibt.

Bestandsaufnahme: Der Tag der Warheit

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden, folgt die Bestandsaufnahme. Führen Sie diese unbedingt bei Tageslicht und unter perfekten Lichtverhältnissen durch. In dem Übergabeprotokoll, in dem es in diesem Ratgeber geht, werden alle Daten über die das Gebäude nun festgehalten. Vermieter und Mieter gehen beide, im besten Fall mit einem oder mehreren Zeugen, durch das ehemalige Zuhause und halten die Beschaffenheit jedes einzelnen Raumes handschriftlich fest. Funktionieren alle Listschalter und Steckdosen? Wie sieht die Tapete aus? Funktionieren die Wasserhähne? Jeden noch so kleinen strittigen Punkt sollten Sie in unserem Formular festhalten, egal wie unwichtig er ihnen vorkommen mag. Batrachen Sie das Formular abschließend kritisch und unterzeichnen Sie es. Beide Seiten sollten ein identisches Exemplar besitzen. Dann heißt es nur noch, sich in gutem Gewissen voneinander zu verabschieden und sich gegenseitig das Beste zu wünschen.

Checkliste

Um die Auskünfte dieses umfassenden Ratgebers zusammenzufassen und Ihnen zu garantieren, dass bei der Wohnungsübergabe alles glatt läuft und Sie schnell wieder an die Mietkaution kommen, bieten wir Ihnen abschließend eine Prüfliste an, die alle bisherigen Erklärungen zusammenfasst.

1. Termin zur Wohnungsübergabe vereinbaren

• Wählen Sie einen Termin vor dem Ablauf des Mietdatums Ihrer alten Wohnung liegt.
• Verwalter können darauf bestehen, dass sie sich ausschließlich in normalen Bürozeiten treffen.
• Kündigen Sie direkt an, dass Sie ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen möchten.

2. Alten Mietvertrag konsultieren

• Überprüfen Sie, welche Regelungen Ihr alter Mietvertrag enthält.
• Achten Sie auf eventuelle unwirksame Klauseln (siehe „Rechtliche Bestimmungen“).

3. Apartment vor Übergabe räumen

• Räumen Sie alle Zimmer leer und entfernen Sie alle Gegenstände.
• Sollte die Küche zum Beispiel bestehen bleiben, klären Sie dies vorher ab.

4. Unterkunft „besenrein“ räumen

• Teppichboden saugen
• Küche säubern
• Bad putzen
• Fenster wischen

5. Einbauten des Pächters

• Kündigen Sie Einbauten, die in den vier Wänden bleiben sollen, an.
• Alle Einbauten sollten vertraglich übergeben werden.
• Protokollieren Sie die Abgabe zusätzlich.

6. Renovierung und Schönheitsreparaturen

• Was steht im Vertrag?
• Sind die Klauseln wirksam?
• Sprechen Sie die Sanierung mit dem Zuständigen an.

7. Normale Abnutzungserscheinungen

• Abnutzungen sind normal und in der Miete vorgesehen.
• Klären Sie, ob es normale Abnutzungserscheinungen sind.
• Prüfen Sie das Domizil auf eventuelle Macken und klären Sie diese.

8. Schäden beseitigen

• Folgende Mäkel müssen beim Auszug beseitigt werden:
  • Löcher im Teppich
  • Schäden an der Wand
  • Kaputte Fußleisten
  • beschädigte Türen
  • gesprungene Fensterscheiben
  • etc.
• Der Außenstrich der Fenster ist nicht nötig.

9. Alle Daten protokollieren

• Vergessen Sie nicht, alle Mängel „schwarz auf weiß“ festzuhalten.

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