Das Übergabeprotokoll – mehr Sicherheit für Mieter und Vermieter

Beim Ein- und Auszug des Mieters ist es soweit: Wenn eine Wohnung an einen neuen Mieter übergeben wird, sollte der Zustand auf schriftlichem Weg festgehalten werden. Vom Ausstellen eines Wohnungsübergabeprotokolls bzw. eines Wohnungsübernahmeprotokolls profitieren sämtliche Beteiligten. Bei der Besichtigung und der Übergabe der Immobilie, also der Wohnungsübernahme und der Übernahme von mit vermieteten Räumlichkeiten sollte man nach dem Ausfüllen der Mustervorlage seine Unterschrift darunter setzen.

Ein solches Schriftstück hat auch entsprechende Beweiskraft bei Stellen wie dem Immobilienverband, dem Mieterverein und anderen Anlaufstellen. Man dokumentiert damit allfällige Beschädigungen, Kratzer oder ähnliches.

Das Übergabeprotokoll – wozu?

Bei Mietbeginn könnten allfällige Schönheitsreparaturen oder eine Renovierung vorgenommen werden, der Abrechnungszeitraum kann individuell festgelegt werden genauso wie der Übergabetermin oder ob Schadensersatz zu leisten ist. Alles Wichtige in Bezug auf die Abnahme, das Mietende oder Details wie die Anzahl der Kellerschlüssel und das Mietende wird in einem Vordruck festgehalten

Ein Übergabeprotokoll (auch als „Abnahmeprotokoll“ bekannt) hält den Zustand eines Immobilienobjektes zum Zeitpunkt der Übergabe an den neuen Eigentümer, an den Vermieter oder an den neuen Mieter fest. In einem solchen Protokoll wird festgeschrieben, in was für einem Zustand sich die Immobilie zum Zeitpunkt des Einzugs und Auszugs befand und welche Probleme schon bestanden haben und welche nicht. Deshalb ist ein Übergabeprotokoll eine genaue Bestandsaufnahme des jeweiligen Wohnobjektes.

Sicherheit vor dem Gesetz und vor dem Vertragspartner

Obwohl kein Gesetz die Verpflichtung für das Ausfüllen eines Übergabeprotokolls regelt, ist es bei jedem Ein- oder Auszug angeraten, da sich beide Parteien durch das Schriftstück viel Probleme und Differenzen um den Zustand der Immobilie ersparen können. Das Wohnungsübergabeprotokoll gilt als Urkunde und hat deshalb im Streitfall vor Gericht entsprechende Beweiskraft.

Sowohl Mieter als auch Vermieter sollten bei der Übergabe der Wohnung vorsichtig sein. Zum einen steht der Mieter hinterher als Schuldiger da, wenn er eine Wohnung mit Schäden anmietet ohne dies entsprechend zu dokumentieren. Auf der anderen Seite kann der Vermieter im Nachhinein einen neu aufgetretenen Schaden eher kaum belegen, wenn der Zustand des Objektes nicht bereits beim Einzug des Mieters entsprechend protokolliert wurde.

Deshalb bietet das Protokoll für beide Vertragsparteien Sicherheit und Schutz vor Haftungen gegenüber späteren Forderungen für Reparaturen. Noch dazu spielt es auch für beide Vertragspartner eine wesentliche Rolle, wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht.

Im Übergabeprotokoll wird auch festgeschrieben, wenn eine Immobilie frei von Mängeln ist. Auf diese Art und Weise sichert sich vor allem der Vermieter gegen Schadenersatzansprüche ab. Er kann nicht im Nachhinein für Schäden verantwortlich gemacht werden, die der Mieter nach seinem Einzug verursacht hat.

Wohnungsübergabeprotokoll korrekt ausfüllen

Wenn der Mieter und der Vermieter über Reparaturarbeiten, Stromkosten oder die Zahl der Schlüssel uneinig sind, sind meistens Missverständnisse über die Zuständigkeiten beider Vertragspartner schuld. Ein schlüssiges Übergabeprotokoll für die Mietwohnung beugt solchen Schwierigkeiten vor. Zwar ist dieses Schriftstück gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der Mieter als auch Vermieter sollten darauf bestehen.

Das sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll beinhalten

Was alles in einem Übergabeprotokoll enthalten sein sollte finden Sie anbei:

• Schreiben Sie alle Zählerstände an Wasseruhren, Heizgeräten und Stromzählern auf
• Vorhandene Mängel notiert man einzeln (erstellen Sie eine Auflistung unter der Verwendung von Bildern)
• Führen Sie die Zahl an Schlüsseln auf, die Sie aushändigen werden (z.B. für die Haustür, die Wohnungstür, den Keller, den Briefkasten, den Dachboden, die Waschküche, das Eingangstor, usw.)
• Prüfen Sie die Wände auf die Qualität des Anstrichs und der Tapeten
• Testen Sie, ob alle elektrische Haushaltsgeräte, alle Leitungen, die Wasserhähne, die Duschen, die Toilettenspülungen und sämtliche Heizkörper funktionieren
• Kontrollieren Sie den Zustand von sämtlichen Fenstern, Türen und allen Schlössern
• Überprüfen Sie, ob die Teppiche, die Holzfußböden und die Fliesen frei von Schäden sind
• Halten Sie fest ob Schimmelbefall aufgetreten ist
• Handelt es sich um einen Einzug, lassen Sie Ihren Mietvertrag von einem Anwalt überprüfen

Falls es sich um einen Einzug handelt und sollte der Vermieter aussagen hinsichtlich bevorstehender Renovierungen oder Reparaturarbeiten machen, lassen Sie sich das in schriftlicher Form bestätigen. Im Falle eines Auszugs entnehmen Sie dem Mietvertrag wie das Objekt übergeben werden soll.

So protokollieren Sie korrekt

Der korrekte Zeitpunkt zum Ausfertigen eines Übergabeprotokolls ist beim Ein- und Auszug, und zwar dann, wenn sämtliche Möbel aus dem Objekt heraus geräumt und allfällige Renovierungsarbeiten durchgeführt worden sind. Sollte der Vermieter nicht motiviert sein eine Protokollierung vorzunehmen, kann man sich als Mieter absichern und selbst ein Abnahmeprotokoll gemeinsam mit einem Zeugen ausstellen. Auch ein Gesprächstermin mit dem Vormieter kann hilfreich sein, um sich zum Beispiel über allfällige Mängel der Wohnung zu informieren.

Vereinbaren Sie für die Übergabe der Wohnung einen Termin mit dem Vermieter oder dem Verwalter. Der gemeinsame Kontrollgang durch das Objekt ist für Sie als ausziehender Mieter von Bedeutung, damit Sie rasch die bei Einzug bezahlte Mietkaution zurückerstattet erhalten. Wenn im Wohnungsabnahmeprotokoll keinerlei Schäden festgeschrieben sind, steht der Auszahlung üblicherweise nichts mehr entgegen. Nur für noch zu bezahlende Betriebsgebühren kann der Vermieter unter Umständen noch einen Betrag zurückbehalten.

Die Vorteile eines Übergabeprotokolls

Wer eine Wohnung bezieht, kann sich mit einem Wohnungsübergabeprotokoll einem vorgegebenen Muster einiges an Ärger sparen – sowohl während der Mietdauer als auch später beim Auszug. Sollten Sie bei der Besichtigung der Wohnung Schäden an der Wohnung übersehen haben, ist noch Gelegenheit, diese zu finden und vom Vermieter die Beseitigung zu fordern. Lassen Sie Mängel in das Protokoll aufnehmen und merken an, dass Sie sich Ihre Rechte zur Gewährleistung vorbehalten.

Das Wohnungsübergabeprotokoll hat für einen neuen Mieter noch eine weitere wesentliche Bedeutung: Der Vermieter kann Sie beim Auszug nicht für festgehaltene Schäden zur Haftung heranziehen, indem er die Behauptung aufstellt, sie seien erst während der Mietzeit entstanden. Seien Sie also mit der Aufnahme von Schäden in die Protokoll-Vorlage penibel und lassen Sie sich dabei nicht unter Druck setzen.

Was tun bei Schäden trotz Übergabeprotokoll

Selbst bei einer gemeinsam vorgenommenen Übernahme inklusive Wohnungsübernahme-protokoll kann es vorkommen, dass der Mieter nach dem Einziehen weitere Mängel feststellt, die er zuvor nicht festgestellt hat. Obwohl diese Mängel nicht im Protokoll aufgelistet sind, hat der Mieter bei schwerwiegenden Fällen das Recht, die Schäden von seinem Vermieter in Ordnung bringen zu lassen.

Der Vermieter muss diese Probleme auf eigene Kosten in Ordnung bringen lassen, da er gesetzlich dazu angehalten ist, die Wohnung in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten. Kleinere Schäden, wie zerbrochene Fließen oder zerkratztes Parkett müssen vom Mieter hingenommen werden, sofern sie nicht bereits im Protokoll festgehalten wurden. Der vertragsmäßige Zustand einer Immobilie wird durch solche Mängel nicht in Mitleidenschaft gezogen.

Das Übergabeprotokoll beim Hauskauf

Auch beim Ankauf oder Verkauf eines Hauses das Übergabeprotokoll wichtig. Üblicherweise findet die Übergabe des Hauses nach der Bezahlung der Kaufsumme statt, ausnahmsweise bereits nach Abschluss des Vertrags, wenn zum Beispiel der Käufer mit Arbeiten zur Sanierung anfangen will.

Wie beim Übergabeprotokoll einer Mietwohnung sollten im Protokoll zur Hausübergabe sämtliche Mängel vermerkt werden, ebenfalls die Anzahl der Schlüssel, sämtliche Zählerstände und sogar der Füllstand des Heizöltanks. Als Erweiterung zum Übergabeprotokoll sollten beim Hausankauf dem neuen Eigentümer auch wesentliche Unterlagen wie Garantiebelege, Lieferscheine oder Rechnungsformulare ausgehändigt werden.

Für das Protokoll beim Hauskauf kann ein Wohnungsabnahmeprotokoll für Mietwohnungen als Muster herangezogen werden. Bei Bedarf ergänzen Sie zusätzliche Punkte. Es ist sinnvoll festzuschreiben, bis wann der bisherige Eigentümer die Nebenkosten bezahlt hat.

Protokoll und Kaution

Die Kaution dient dem Vermieter als Sicherstellung, mit welcher er nach Auslaufen des Mietverhältnisses Ansprüche begleichen darf. Das kann zum Beispiel wegen Probleme, unterlassener Reparaturen oder Mietrückständen sein. Der Vermieter muss seine Ansprüche glaubhaft definieren und mit Gründen und Kosten untermauern.

Da sich mit dem Protokoll feststellen lässt, wer für welche Schäden verantwortlich ist, ist das Protokoll für die Rückzahlung der Mietkaution von Wichtigkeit. Nach der Zeichnung kann der Mieter sich nicht mehr darauf zurückziehen, dass ihm ein Mangel unbekannt war. Auf der anderen Seite kann das Protokoll den Mieter auch beschützen, da in ihm auch festgehalten wird, sollten keine Mängel vorhanden sein.

Zusammenfassung

Wer eine Wohnung bezieht, kann sich mit einem Wohnungsübergabeprotokoll nach einem vorgegebenen Muster viel Ärger sparen – während der Mietzeit oder später beim Auszug. Sollten Sie bei der Wohnungsbesichtigung Mängel übersehen haben, ist noch Gelegenheit, diese festzustellen und vom Vermieter die Beseitigung zu fordern.

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