Nebenkostenabrechnung – Muster, Tipps und Wissenswertes

Vermieter kennen die Prozedur nur zu gut – leistet der Mieter monatlich eine definierte Abschlagszahlung für die Nebenkosten, muss eine ausführliche Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Diese wird in der Regel jährlich an den Mieter weitergeleitet, um ihm einen Überblick über die konkreten Kosten zu gewähren. Anhand dieser Unterlagen kann dann die Abschlagszahlung angepasst werden. Doch was auf den ersten Blick sehr einfach klingt, bringt viele Vermieter ins Grübeln. Wie werden die Kosten korrekt aufgeführt? Welche Kosten sind Teil der Nebenkostenabrechnung? Gibt es gesetzliche Vorlagen?

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Nebenkostenabrechnungen sind häufig fehlerhaft

Vermieter müssen sich darüber im Klaren sein, dass es in der Tat eine Reihe von gesetzlichen Regelungen für die Nebenkostenabrechnung gibt. Diese sind in § 556 BGB (Bundesgesetzbuch) und im § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) geregelt.

§ 556 – Vereinbarungen über Betriebskosten: (1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Innerhalb der Paragraphen findet sich dabei nicht nur eine Definition für Nebenkosten, es werden auch diverse gesetzliche Fristen genannt. Mieter und Vermieter können hier einsehen, welche Nebenkostenarten auf die Mieter umgelegt werden dürfen und wann der Mieter darüber informiert werden muss.

Dennoch ist es keine Seltenheit, dass Nebenkostenabrechnungen inkorrekt sind. Dies kann Nachteile für den Mieter und Vermieter bergen. Falsch abgerechnete Nebenkosten bringen eine ungerechtfertigte finanzielle Belastung für den Mieter. Fehlende Positionen in der Nebenkostenabrechnung fallen zu Lasten des Vermieters. Eine unübersichtliche Aufstellung der Nebenkosten sorgt dabei häufig für eine Verwirrung. Nutzen Vermieter ein Nebenkostenabrechnungsmuster, lassen sich viele Fragen allerdings ganz einfach klären.

Nebenkostenabrechnung – wichtig für Mieter und Vermieter

Privat vermietete Wohnungen werden nicht selten über selbst aufgesetzte Mietverträge geregelt. Beide Parteien einigen sich auf die individuellen Konditionen für das Mietverhältnis und halten diese schriftlich fest. Dass es hier zu Unstimmigkeiten kommen kann, ist keine Überraschung. Der Bereich der Nebenkosten hält dabei eine Vielzahl von Reibungspunkten bereit. Entspricht der Mietvertrag und die damit zusammenhängende Nebenkostenabrechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, kann es im Ernstfall zu großen Problemen kommen. Mieter und Vermieter sollten sich über die wichtigsten Eckdaten bewusst sein, bevor die Mietverträge unterschrieben werden.

Fristen für Vermieter

Im § 556 BGB werden diverse Fristen genannt, die für Vermieter und Mieter bindend sind. Sie befassen sich mit unterschiedlichen Teilbereichen der Nebenkostenabrechnung.
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung zum Ablauf der einjährigen Mietperiode in einer schriftlichen Form für den Mieter bereitstellen. Dieser ist nicht dazu verpflichtet, den Vermieter zur Vorlage aufzufordern. Die Abrechnung darf lediglich Posten aufzeigen, die für den Zeitraum von 12 Monaten oder weniger gelten. Forderungen, die sich auf einen Zeitraum beziehen, der mehr als 12 Monate zurück liegt, können nicht geltend gemacht werden. Liegt allerdings ein Guthaben vor, das der Mieter über mehr als 12 Monate angesammelt hat, hat er einen Anspruch auf die volle Summe.

Mieter können die vorliegende Rechnung über einen Zeitraum von 12 Monaten prüfen. Innerhalb dieser Zeit kann er fehlerhafte Posten bemängeln und eventuelle Zahlungen zurück verlangen. Beinhaltet die vorliegende Nebenkostenabrechnung Forderungen über ausstehende Zahlungen, muss der fällige Betrag innerhalb von 30 Tagen nach dem Erhalt der Abrechnung durch den Mieter beglichen werden.

Nebenkostenabrechnung Muster – Inhalt und Aufbau

Vermieter sind dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung schriftlich an den Mieter zu übergeben. Es gibt ein gesetzlich festgelegtes Nebenkostenabrechnungsmuster, das detaillierte Angaben zum Inhalt macht. So ist es notwendig, den exakten Abrechnungszeitraum zu nennen, der für die Abrechnung genutzt werden darf. Darüber hinaus muss der gültige Verteilerschlüssel verständlich dargestellt werden. Abschließend enthält das gültige Muster für die Nebenkostenabrechnung auch eine Aufstellung der Gesamtkosten. Darüber hinaus muss erkennbar sein, welche Zahlungen bereits durch den Mieter geleistet wurden, und wie diese sich mit der Gesamtsumme verrechnen.

Es ist nicht notwendig, Einzelbelege und Abrechnungen mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter zu übergeben. Allerdings hat er das Recht, diese auf Anfrage einzusehen. Ist der Vermieter nicht in der Lage, die entsprechenden Unterlagen vorzulegen, kann der Mieter sich gegen die Leistungserbringung entscheiden.

Welche Arten von Nebenkosten gibt es?

Obwohl das BGB eine klare Definition für die Nebenkosten bietet, sind sich viele nicht darüber im Klaren, welche Kosten sich tatsächlich anrechnen lassen. Denn nicht sämtliche Kosten, die für den Vermieter in Verbindung mit dem Mietobjekt entstehen, müssen durch den Mieter getragen werden. Die Betriebskostenverordnung führt aktuell 17 Nebenkostenarten auf. Diese lassen sich dabei nur auf den Mieter umlegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zu diesen Posten zählen unter anderem die Folgenden:

Wasser und Abwasser
Heizkosten
Betriebskosten für Aufzüge
Gartenpflege
Schornsteinreinigung

Auch Versicherungen sind gesetzlich als eine Nebenkostenart definiert. Dazu gehören Sach- und Haftpflichtversicherungen, die das Gebäude zum Beispiel gegen Feuerschäden oder Sturmschäden absichern.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Kosten für gemeinschaftlich genutzte Einrichtungen (Sauna, Fitnessraum, Gartenanlage, usw.) auch dann getragen werden, wenn das Angebot nicht in Anspruch genommen wird – insofern nicht anders im Mietvertrag festgehalten.

Welche Fehler trefen häufig auf?

Eine Nebenkostenabrechnung birgt viel Raum für Fehler. Ein klassisches Problem sind Nebenkostenposten, die offiziell nicht als solche abgesetzt werden dürfen. Hinzu kommen Fehler in der Form und im Aufbau. In diesem Fall ist eine Mustervorlage für eine Nebenkostenabrechnung sehr hilfreich. Die fertigen Muster sind übersichtlich gestaltet und decken alle relevanten Nebenkostenarten ab. Der Mieter kann die zutreffenden Kosten nach Bedarf eintragen.
Eine weitere Fehlerquelle sind einfache Rechenfehler. Eine Zahl zu viel oder ein verrutschtes Komma kann für viel Aufregung sorgen. Hier ist es vor allem wichtig, in aller Ruhe Rücksprache mit dem Vermieter zu halten. Denn oft stellt sich heraus, dass nicht aus Boshaftigkeit oder Hinterhältigkeit gehandelt wurde.

Zusammenfassung

Das Thema Nebenkostenabrechnung kann schnell zu Streitigkeiten führen. Vermieter und Mieter sind dabei häufig nicht ausreichend über die gesetzlichen Vorgaben informiert. Es beginnt in vielen Fällen bereits mit dem Aufbau der Abrechnung. Beide Parteien sollten sich ausreichend darüber informieren, welche Nebenkostenarten gesetzlich anerkannt sind, und wie diese abzurechnen sind. Mieter haben das Recht, alle relevanten Rechnungen und Unterlagen einzusehen, um die Kostenabrechnung prüfen zu können. Für die Vermieter ist es ratsam, ein Nebenkostenabrechnungsmuster zu verwenden. Eine gute Vorlage für die Nebenkostenabrechnung lässt sich dabei leicht anpassen und alle wichtigen Informationen lassen sich zudem übersichtlich erfassen.