Nebenkostenabrechnung erstellen: So gelingt es!

Sie kostet Zeit, ist mühsam, aber dennoch unerlässlich: Alle Jahre wieder ruft die Nebenkostenabrechnung für die vermieteten Immobilien. So manchem Besitzer bereitet die Erstellung ebenso viele Probleme wie dem Mieter das Lesen. Doch mit den richtigen Tipps wird die Nebenkostenabrechnung fehlerfrei.

Mindestinhalt: Das gehört in die Nebenkostenabrechnung

Damit eine Nebenkostenabrechnung formal richtig ist, braucht sie einen Mindestinhalt. Die Betriebskostenabrechnung gilt als vollständig, wenn sie folgende Posten aufweist:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
• Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
• Berechnung des Anteils für den Mieter
• Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Zum formal richtigen Inhalt gehört auch, dass der Vermieter nur umlagefähige Nebenkosten abgerechnet. Diese sind im § 556 des BGB sowie in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Sie müssen zudem zusätzlich im Mietervertrag vereinbart werden. Was nicht drin steht, kann dem Mieter nicht zulasten gelegt werden. Zu diesen Kosten gehören unter anderem:

• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Kaltwasserversorgung (bei installierten Kaltwasseruhren)
• warme Betriebskosten (Warmwasser, Heizung)
• Aufzug
• Straßenreinigung
• Müllabfuhr
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Schornsteinfeger
• Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hausmeister
• Kabelanschluss
• Waschraum
• sonstige Betriebskosten

Die sonstigen Betriebskosten sind ein Sonderposten. Sind sie im Mietvertrag vereinbart, kann der Vermieter zusätzliche Nebenkostenarten der Abrechnung hinzufügen. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für die Wartung eines neu installierten Rauchmelders oder die Dachrinnenreinigung.

Nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören Aufwendungen für die Verwaltungsarbeit und Instandsetzungsarbeiten. Diese gehören zur Pflicht des Vermieters. Ein unbenutzbar verschlissener Teppichboden oder die Reparatur der Heizung muss er allein tragen.

Um den Aufwand gering zu halten, können Vermieter das Abflussprinzip anwenden: Nur Posten abrechnen, die ihm in den Zeitraum selbst in Rechnung gestellt wurden. Das ist bei allen kalten Betriebskosten möglich. Heizkosten müssen jedoch mindestens zu 50, höchstens zu 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch berechnet werden, der Rest nach Wohnfläche.

Unbedingt einhalten: Das sind die Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Um die Nebenkostenabrechnung formal richtig zu erstellen, gehört auch die Beachtung der entsprechenden Fristen dazu. Die Abrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingetroffen sein. Der Zugang beim Mieter ist ausschlaggebend – der Vermieter muss im Streitfall nachweisen, dass die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig eingetroffen ist.

Achten Sie darauf, dass die Übergabe dokumentiert wird. Die persönliche Übergabe mit einem Zeugen ist die einfachste Variante. Auch ein Bote kann als neutraler Zeuge gelten. Auf dem Postweg sollte die Zustellung per Einschreiben gewählt werden.

Eine Verlängerung dieser Frist ist nicht möglich, auch nicht mit dem Einverständnis des Mieters. Nur ein Tag Verspätung kann hier zu spät sein. Lediglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht verschuldet hat, gelten Ausnahmen.

Auch der Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung ist gesetzlich geregelt. Dieser beträgt zwölf Monate. Wann dieser beginnt, ist jedoch variabel. So kann der Vermieter vom 1. Januar bis 31. Dezember abrechnen, aber auch einen Zeitraum vom 1. Juni bis 31. Mai wählen. Eine Verlängerung oder Verkürzung des Zeitraumes ist jedoch nicht möglich.

Mit Hilfe oder ohne: Vier Wege für den Vermieter zur Nebenkostenabrechnung

Wenn die Nebenkostenabrechnung ruft, fragt sich so mancher Vermieter, wie er dieses Jahr diese mit geringerem Aufwand erstellen kann. Dabei stehen ihm verschiedene Wege zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:

• selbstständige Erstellung mittels Programm (z. B. Excel)
• Erstellung per Software
• selbstständige Erstellung online
• Erstellung durch die Hausverwaltung

Programm-Erstellung

Vermieter, die sich mit dem Excel-Programm auskennen, können sich leicht an die selbstständige Erstellung wagen. Dazu sollten sie jedoch Formeln im Programm erzeugen können. Aber Vorsicht: Selbst erstellte Formeln sind schnell fehlerhaft. Hier muss genau der Vermieter besonders genau arbeiten.

Aber gerade für Abrechnungen für kleine Mietshäuser und Eigentumswohnungen eignet sich diese Variante. Ist das Programm schon aus anderen Gründen auf dem Computer, kostet diese Erstellung kein Geld, sondern nur Zeit und Mühe.

Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen, die mit diesem Programm erstellt sind. Entweder werden sie als Muster oder als Vorlage angeboten, in die nur die entsprechenden Daten eingefügt werden müssen.

Software-Erstellung

Diese Variante stellt den klassischen Weg dar, den zahlreiche Vermieter gehen. Die Software kann am eigenen Computer installiert werden und verspricht oft eine fehlerfreie Abrechnung. In verschiedenen Eingabemasken wird der Vermieter Schritt für Schritt bis zur fertigen Abrechnung geführt.

Der Vorteil: Die Daten bleiben geschützt gespeichert, ohne dass Fremde Zugriff erhalten können. Zudem werden diese Programme von Experten erstellt und mit Updates auf dem neuesten Stand gehalten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer richtigen und rechtssicheren Abrechnung.

Der Nachteil: Der Vermieter muss hier Anschaffungskosten einplanen. Auch Updates können Geld kosten.

Online-Erstellung

Bei der dritten Variante hilft das Internet. Hier haben sich viele Anbieter versammelt, die eine Erstellung online ermöglichen, ohne dass eine spezielle Software installiert werden muss. Lediglich die Daten müssen hier eingegeben werden, dann kann der Vermieter die Abrechnung ausdrucken oder per Post verschicken.

Der Vorteil: Die Abrechnung ist auf dem aktuellsten Stand sowie rechtssicher und die Stammdaten können auch im Folgejahr genutzt werden. Der Nachteil: Es gibt nur wenige Anbieter, die auch eine Heizkostenabrechnung inkludieren. Auch muss hier auf einen seriösen Anbieter geachtet werden. Zudem ist die Erstellung nicht kostenlos und übersteigt nicht selten die Anschaffungskosten einer entsprechenden Software.

Hausverwaltungserstellung

Wer die Abrechnung nicht selbst erstellen will oder kann, hat auch die Möglichkeit, eine Hausverwaltung damit zu beauftragen. Dieser rechnet die Nebenkosten im Auftrag des Eigentümers mit dem Mieter ab. Rund 95 Prozent der Arbeit werden hier einfach abgegeben. Ist die Abrechnung nicht rechtssicher, kann gegebenenfalls auch Schadensersatz von der Hausverwaltung verlangt werden.

Diese Variante lohnt sich jedoch nur für Eigentümer von mehreren Immobilien. Denn sie ist unter den vier Varianten die teuerste. Viele Hausverwaltungen übernehmen die Abrechnung auch nur, wenn sie die Immobilie auch tatsächlich verwalten. Eine eigenständige Abrechnung wird selten übernommen.

Zusammenfassung

Die Nebenkostenabrechnung ruft alle Jahre wieder und gehört zu den unliebsamen Aufgaben eines Vermieters. Denn dieser muss nicht nur die formale Richtigkeit beachten, auch Fristen einhalten und lediglich Kosten abrechnen, die auch als umlagefähig gelten. Hier regeln zahlreiche Gesetze die Erstellung. Wer sich weniger auskennt, kann Hilfe durch Programme, Online-Anbieter und Hausverwaltungen finden.

Artikelbild: Elnur / Bigstock.com