Nachhaltige Bürowelt: Geschäftsprozesse optimieren und dadurch Zeit sowie Geld sparen

Das Thema Nachhaltigkeit ist inzwischen bei der breiten Masse angekommen. Menschen sortieren ihren Müll, kaufen nur für sie relevante Produkte und entscheiden sich für Ökostrom – der Umwelt zuliebe. Was sich im Privatleben zur Normalität entwickelt ist in vielen Büros noch nicht angekommen. Träge Geschäftsprozesse belasten nicht nur die Umwelt, sondern auch den Zeit- und Finanzplan.

Der nachfolgende Artikel erklärt, wie Firmen und Freelancer mit simplen Maßnahmen zum Umweltschutz beitragen und dabei Zeit sowie Geld sparen.

Grundregel: Kleinvieh macht auch Mist

Viele Unternehmen unterschätzen kleine oder klein wirkende Maßnahmen, die dazu beitragen können, die Umwelt zu entlasten, den Aufwand zu verringern und die Kosten zu reduzieren. Der Leitsatz jedes Unternehmens sollte lauten:

Kleinvieh macht auch Mist

Damit ist gemeint, dass jede Maßnahme – unabhängiger von ihrer Größe und ihrem Resultat – von Wichtigkeit ist. In ihrer Summe resultieren alle Maßnahmen in einer Verbesserung des Unternehmens.

Ein Unternehmen nachhaltig gestalten und führen

Jede Handlung und jeder Prozess verbraucht Ressourcen. Die meisten Menschen sind sich nicht darüber bewusst, jedoch tragen sie mit ihrem Verhalten entweder zum Umweltschutz bei oder nicht. Jedes Unternehmen sollte Betriebsprozesse definieren, die möglichst

• schnell
• günstig
• und effizient

zum Ziel führen. Jeder zusätzliche Schritt, jeder unnötige Aufwand und jedes weitere Hindernis verbraucht Ressourcen und kostet das Unternehmen Zeit sowie Geld.

Firmen können bei der Gestaltung des Arbeitsalltages ihrer Mitarbeiter mit Optimierungen beginnen. Hier lassen sich mit simplen Maßnahmen große Erfolge erzielen:

• Materialeffizienz: Es gibt Projekte, die werden auf Papier oder mit Broschüren vorgestellt. Unternehmen sollten jedes Mal überlegen, ob es nicht sinnvoller ist, eine solche Präsentation digital auszuführen.
• Langlebigkeit: Im Bereich der Büroausstattung sind Produkte zu kaufen, die langlebig sind und viele Jahre lang ihren Dienst verrichten.
• Funktionalität: Die Anschaffung eines neuen Gerätes soll den Geschäftsprozess optimieren. Unpraktisch sind Geräte, deren Bedienung kompliziert und schwer zu erlernen ist. Lohnenswerter ist der Kauf funktionaler Geräte, die keine große Erklärung benötigen und sofort einsatzbereit sind.
• Wissensbasis: Viele Unternehmen verzichten auf eine zentrale Dokumentationsbasis für alle internen Prozesse. Die Bereitstellung einer Dokumentation erleichtert die Problemlösung, ohne dass bestimmte Mitarbeiter dafür eingesetzt werden müssen. Stattdessen informieren sich Angestellte eigenständig und lösen die Probleme selbst (siehe Wissensmanagement).

Die Umsetzung der obigen (und nachfolgenden) Maßnahmen ist nur dann möglich, wenn eine nachhaltige Unternehmensführung besteht. Das Karriereportal academics.de hat eine Liste mit Unternehmen zusammengestellt, die seit Jahren unter einer nachhaltigen Unternehmensführung stehen. Sie verdeutlichen, dass Firmen hohe Gewinne erzielen und gleichzeitig mit gutem Gewissen arbeiten können.

Wissensmanagement als zentrale Säule eines Unternehmens

Ziel jedes Unternehmens ist es, effizient zu arbeiten. Alle Angestellten sind Kollegen, unabhängig davon, welchen Rang sie besitzen. Sie sollten miteinander kommunizieren, kooperieren und Probleme gemeinsam lösen.

Traditionell werden in einem Unternehmen Fachkenntnisse von erfahrenen Leuten an die jüngere Generation weitergeleitet. Effizient ist dieser Lernprozess nicht, da es keine Wissensbasis gibt und sich die Weitergabe von Fachkenntnissen im Laufe der Jahre verändert wird (ähnlich wie bei der Stillen Post).

Durch die Verwendung des Wissensmanagements wird ein System geschaffen, welches sämtliche Informationen zentral sammelt und jedem Angestellten der Firma öffentlich zugänglich macht. Die Eigenschaften des Wissensmanagements lauten:

• das Wissen aller Mitarbeiter (unabhängig von Alter) bündeln
• vorhandene Wissenskapazitäten mit Neuerungen aktualisieren
• Erstellung einer Datenbank mit dem unternehmerischen Wissen, welche frei zugänglich ist

Zahlreiche Firmen nutzen bereits Systeme, in denen sie Wissen sammeln. Nennenswert sind Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme). Sie enthalten alle Daten über einen Kunden, die die Firma über ihn besitzt. Die Systeme helfen Mitarbeitern, Entscheidungen leichter zu treffen und den Kunden effizient zu beraten.

CRM-Systeme helfen lediglich bei der Beziehung zwischen dem Unternehmen und Kunden. In vielen Firmen gibt es häufig interne Probleme. Wenn ein Mitarbeiter dieses nicht alleine lösen kann, muss er das zuständige Personal um Hilfe bitten. In diesem Fall verlieren beide Seiten wertvolle Arbeitszeit. Eine zentrale Wissensdatenbank hätte helfen können, das Problem innerhalb von Minuten zu lösen.

Welche Art der Umsetzung des Wissensmanagements ein Unternehmen einsetzt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zu den etablierten Maßnahmen zählen:

• das japanische SECI-Modell
• die 8 Wissensbausteine von Probst, Rauch und Romhardt

Einfacher und moderner sind Softwarelösungen, deren Implementierung relativ einfach ist und in jedem Unternehmen erfolgen kann.

Energieeffizientes Arbeiten im Büro

In zahlreichen Firmen wird das Potenzial eines günstigen Stromtarifs und niedrigen -verbrauchs unterschätzt. Laut der EnergieAgentur.NRW^[1] verbrauchen Bürogeräte in Deutschland drei Prozent des gesamten Stroms.

Die Energiebilanz spielte vor wenigen Jahren keine große Rolle. Zeiten ändern sich, heute zählen ökologische Aspekte. Steigende Stromkosten und eine zunehmende Zahl an elektrischen Geräten haben die Kosten in den letzten Jahren erhöht.

Die Einführung nachhaltiger Informations- und Kommunikationstechnologien scheitert an folgenden Gründen^[2]:

Das mangelnde Know-how scheint überraschend. Schließlich gibt es Maßnahmen, die kein großes Wissen erfordern, beispielsweise der Kauf neuer PC-Systeme. Selbst die Unsicherheit über den damit verbundenen Investitionsaufwand ist unbegründet. Laut BITKOM verbraucht ein durchschnittlicher Büro-PC 201 Kilowattstunden (kWh) Strom pro Jahr. Ein Mini-PC, der für Büroarbeiten in vielen Fällen ausreichend ist, besitzt einen Verbrauch von nur 74 kWh. Auf dem IT-Markt gilt nicht die allgemeine Behauptung, die Verwendung alter Hardware sei umweltfreundlicher. Geräte werden seit Jahren energieeffizienter. Durch den Leistungszuwachs können die Mitarbeiter zudem schneller und effizienter arbeiten.

Abseits der Anschaffung energieeffizienter Computer (und anderer Geräte) lohnt sich ein Blick auf die folgenden zwei Punkte:

• Stromtarif: Unternehmen sollten regelmäßig den Vertrag mit ihrem Stromlieferanten prüfen und bessere Preise aushandeln.
• Verhalten: Alle ans Stromnetz angeschlossenen Geräte sollten sparsam und nur bei Bedarf verwendet werden. Das ist nur möglich, wenn die Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden. Das Herunterfahren von PC-Systemen nach Feierabend sowie das Versetzen in den Energiesparmodus bei Nichtgebrauch kann im Jahresverlauf viel Geld sparen.

Druckaufkommen reduzieren und Dokumente digitalisieren

Großes Sparpotenzial besteht beim Thema Druckaufkommen. Drucker sind in praktisch jedem Büro vorhanden. Leider werden sie selten effizient und sinnvoll eingesetzt.

• Unternehmen können Geld sparen, indem sie einen Drucker kaufen, der zu ihrem Druckaufkommen passt. Er druckt beispielsweise schnell und kostengünstig in Schwarz-Weiß, dafür aber nicht in Farbe, da Farbausdrucke nicht benötigt werden.
• Bereits beim Kauf ist auf einen Drucker zu achten, dessen Strom- und Tintenverbrauch gering ist. Ein großes Sparpotenzial entsteht, wenn Unternehmer Druckerpatronen von Drittherstellern erwerben.
• Mitarbeiter sollten geschult werden, nur das Nötigste auszudrucken. Beim Ausdrucken können sie beispielsweise die gewünschte Textpassage in ein Programm zur Textverarbeitung kopieren und auf diese Weise sparsam ausdrucken. Das Einstellen sparsamer Schriftarten reduziert den Tintenverbrauch zusätzlich.

Tipp: Recycelte Toner sind nicht nur günstig, sie schützen auch die Umwelt.

In vielen Unternehmen wird übermäßig viel gedruckt. Das Problem ist, dass dadurch ein großer Arbeitsaufwand entsteht. Mitarbeiter müssen interne Dokumente verstauen und sortieren. Das Wiederfinden ist mit einem großen Zeitaufwand verbunden. Einfacher wäre es, die Daten digital aufzubewahren und vorhandene Dokumente zu digitalisieren. Dadurch stehen die Dokumente in einer Datenbank jedem Mitarbeiter zur Verfügung und können bei Bedarf mithilfe von Keywords aufgerufen werden. Das Resultat: Weniger Aufwand, kürzere Zugriffszeiten und ein geringer Papierkonsum.

Post und Pakete umweltschonend versenden

Nicht jedes Dokument kann digitalisiert werden. Wer ein Dokument an ein anderes Unternehmen versendet, der muss die Regeln des Empfängers berücksichtigen. Wenn er das Dokument schriftlich benötigt, führt kein Weg an einem Ausdruck vorbei. Was man in dieser Situation tun kann, ist dafür zu sorgen, dass das Dokument möglichst umweltschonend ankommt.

Firmen können beispielsweise den Service GoGreen von der Deutschen Post DHL nutzen. Sendungen innerhalb Deutschlands werden ohne Aufpreis klimaneutral versendet. Einsparungen sind auch beim Verpacken möglich: Beim Versenden von Post und Paketen können Firmen bereits erhaltenes Verpackungsmaterial recyceln. Kartons kann man in der Regel mehrmals verwenden, wenn sie vorsichtig geöffnet wurden.

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