Druckerlösungen fürs Büro

Einen Drucker für das Büro zu finden, ist meist gar nicht so einfach. Für den Papierkram eines Selbstständigen werden andere Geräte benötigt als in einem kleinen Büro, in dem mehrere Mitarbeiter drucken möchten. Ebenso wie Drucker für den Heimgebrauch müssen daher auch Bürodrucker ganz verschiedenen Anforderungen genügen. Deshalb ist Flexibilität gefragt. Doch worauf sollte man achten, wenn man sich einen Drucker für das Büro kaufen möchte?

Wird überhaupt ein Drucker benötigt?

Briefe werden nicht mehr mit der Post verschickt, sondern per E-Mail. Immer mehr Daten werden ausschließlich elektronisch gespeichert. Viele Jahre lang gab es daher eine Vision von einem vollständig papierlosen Büro, in dem überhaupt keine Drucker mehr benötigt werden. Mittlerweile scheint diese Vorstellung aber überholt zu sein, denn kaum jemand möchte darauf verzichten, wichtige Dokumente in gedruckter Form vor sich liegen zu haben. Gerade bei wichtigen Präsentationen wollen die meisten Menschen zudem ihre Stichpunkte in Papierform in der Hand halten. Ein Büro, das völlig ohne Drucker auskommt, ist daher eher eine seltene Ausnahme als die Regel. Die Drucker der modernen Zeit können jedoch noch viel mehr als nur drucken. Sie sind regelrechte Dokumentenzentralen, die mehrere Funktionen zugleich erfüllen.

Der richtige Drucker für Selbstständige

Keiner kommt um den lästigen Papierkram herum, egal ob er als Versicherungsvertreter oder Handwerker selbstständig tätig ist. Es müssen Angebote, Rechnungen und Briefe erstellt, gedruckt und verschickt werden. Meist lassen Selbstständige diese Aufgaben von Multifunktionsgeräten abwickeln. Sie sind in der Lage zu

• drucken,
• scannen,
• kopieren

und können meist sogar auch faxen. Während früher im Büro-Bereich ausschließlich Laserdrucker zum Einsatz kamen, hat sich das Bild in den letzten Jahren gewandelt. Office-Tintengeräte werden immer beliebter, was nicht zuletzt an preisgünstigeren XXL-Druckerpatronen sowie an wasserfesten Tinten liegt. Derartige 4-in-1-Multifunktionsgeräte sind ab einem Preis von 200 Euro erhältlich.

Häufig arbeiten Selbstständige mit vorbedruckten Papieren, auf denen sich bereits der Kopf- und Fußbereich befindet. Daher sollte ein Office-Drucker über zwei Papierkassetten verfügen: In die eine kann das vorgedruckte Firmenpapier gelegt werden, in die andere das normale Papier für alle anderen Druckaufgaben. Darüber hinaus sollte bei der Anschaffung darauf geachtet werden, dass der Drucker einfach zu bedienen ist – am besten auch ohne den Computer. So lässt sich schnell ein Fax verschicken oder eine Kopie anfertigen, ohne dass man warten muss, bis der PC gestartet ist.

Für das kleine Büro gibt es Dokumentenzentralen

In kleineren Büros, in denen mehrere Mitarbeiter tätig sind, darf der Drucker natürlich eine Nummer größer sein. Hier sollte ein Gerät zum Einsatz kommen, das einen großen Papiervorrat fassen kann. Andernfalls ist man ständig mit dem Nachlegen des Papiers beschäftigt, wenn viele Mitarbeiter den Drucker nutzen. Für kleine Büros bieten sich flexible Office-Multifunktionsgeräte an, die nach Belieben erweitert werden können. Hier kauft man zuerst nur das Basisgerät und kann später viele zusätzliche Module erwerben, um die Funktionalität zu verbessern. Durch praktische Papierkassetten oder weiteren Speicherplatz wächst die Druckerzentrale sozusagen mit dem Büro.

Praktisch bei Office-Geräten ist auch, dass sie genau auf die Mitarbeiter abgestimmt werden können. So kann man festlegen, dass von einem Arbeitsplatz nur schwarz-weiß gedruckt werden darf, während am nächsten Arbeitsplatz auch Farbdrucke gestattet sind. Solche Steuerungstools sind bei guten Office-Druckern schon inklusive. Sie können von berechtigten Personen ausgelesen werden, sodass sich genau bestimmen lässt, welcher Arbeitsplatz welches Verbrauchsmaterial benötigt. Damit liefern die Geräte einen guten Ansatz, um Kosten fair zu verteilen oder zu sparen.

Für große Büros sind nach wie vor Laserdrucker empfehlenswert

Früher fand man im Office-Bereich ausschließlich Laserdrucker, sodass sich die Frage nach den richtigen Druckern für das Büro überhaupt nicht stellte. Mittlerweile verdrängen multifunktionale Office-Geräte aber gerade in kleineren Büros immer mehr Laserdrucker.

Anders verhält es sich aber in großen Büros, in denen sehr viele Mitarbeiter angestellt sind. Hier ist tatsächlich nach wie vor der Laserdrucker die beste Wahl. Er ist noch ausbaufähiger als ein Office-Tintenstrahldrucker und kann daher noch flexibler an die Bedürfnisse der verschiedenen Büro-Mitarbeiter angepasst werden. Darüber hinaus arbeiten Laserdrucker deutlich schneller als die Modelle, welche die Tintenstrahltechnik verwenden. Gerade in Büros mit vielen Angestellten lassen sich demnach durch Laserdrucker lästige Wartezeiten vermeiden.

Ebenso gestaltet sich die Wartung dieser Drucker einfacher. Auch nach langen Druckpausen wie etwa nach den Betriebsferien sind diese Geräte sofort wieder einsatzbereit. Tintenstrahldrucker hingegen haben dann oft mit eingetrockneter Tinte zu kämpfen, sodass zunächst eine umständliche Reinigung durchgeführt werden muss. Damit haben Laserdrucker überhaupt keine Probleme, denn die Tonerpartikel können naturgemäß nicht eintrocknen.

Weitere Tipps für die Anschaffung eines Bürodruckers

Ob man sein Büro am Ende mit einem Tintenstrahl- oder Laserdrucker ausstattet, ist sicher Geschmackssache. Generell sollte man ich bei der Anschaffung eines Bürodruckers aber nicht von zu günstigen Anschaffungspreisen täuschen lassen. Oft holen sich die Hersteller das Geld, das beim Kauf gespart wird, über das Verbrauchsmaterial wieder. Welche Patrone in welchen Drucker passt, lässt sich ganz einfach über eine Tinten- und Tonersuchmaschine herausfinden. Es lohnt immer, vorher einen Blick auf die Kosten für Tintenpatronen und Toner zu werfen und einmal durchzurechnen, was für laufende Kosten bei welchem Drucker auf einen zukommen.

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