Tipps zur Steigerung der Produktivität im eigenen Büro

Über den Sinn des Home Office wird immer wieder gestritten. Während die Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ) in einem 2009 publizierten Artikel behauptet, das Home Office sei unsinnig, zeigen Studien und Umfragen, dass es vielen Menschen die Arbeit um ein Vielfaches erleichtert. Dass das Home Office nicht für jeden Menschen die ideale Lösung ist, bestreitet niemand, gerade in Zeiten von Corona. Für diejenigen, die sich im heimischen Arbeitszimmer sehr wohl fühlen, haben wir einige Tipps vorbereitet, um die Produktivität im Home Office zu steigern.

Analyse: Wo lässt sich die Produktivität steigern

Tipps zur Steigerung der Produktivität sind immer gut gemeint. Das Problem ist, dass sie sich nicht immer umsetzen lassen. Aus diesem Grund empfehlen wir allen Freelancern und allen anderen, die von zu Hause aus arbeiten, zunächst ihre individuelle Situation zu analysieren. Wo sind positive Veränderungen möglich und welche machen Sinn? Einige sind mit Kosten verbunden, anderen lassen sich ohne großen Aufwand realisieren.

Optimierungen sind grundsätzlich an jeder Stelle möglich. Je nachdem, wie alt oder neu das Home Office ist, gibt es mehrere Veränderungsmöglichkeiten. Nur sehr wenige Menschen schaffen es, ihr Büro von vorneherein so zu organisieren, dass eine optimale Arbeitsumgebung geschaffen wird. Ein Blick ins Büro zeigt, welche Dinge nicht zufriedenstellend sind. Freelancer sollten sich fragen, welche Dinge sie stören. Eine große Tischpflanze, eine schlechte Beleuchtung oder der alte Bürostuhl? Des Weiteren sollte man sich fragen, wo man besonders viel Zeit verbringt und ob man diese reduzieren kann. Ein alter Scanner oder Kopierer könnte wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Das Gerät kann man in Tischnähe stellen, um den Weg zu verkürzen und die Bedienung zu erleichtern. Auch die Anschaffung eines neuen Gerätes kann den Arbeitsablauf vereinfachen. Überlegen Sie also, wie Sie das Arbeitszimmer sinnvoll einrichten können.

Rahmenbedingungen für das Home Office schaffen

Das größte Problem, dem jeder, der in einem Home Office arbeitet, gegenübersteht, ist die Privatsphäre. Das Home Office ist letztendlich ein Büro und sollte von jedem, auch den Familienmitgliedern, als solches betrachtet werden. Die Arbeitszeiten müssen also respektiert und Störungen unterlassen werden, damit eine maximale Produktivität erreichbar ist. Nachbarn und Freunden muss man diese Regeln genauso signalisieren. Wenn es mit der Kommunikation hapert und die Verwandten ständig anrufen, schaltet man zur Not sein Telefon aus. Irgendwann wird es auch der Letzte gelernt haben.

Zeitplan erstellen

Zeit ist Geld – das gilt besonders für Freelancer, die meist auf Projektbasis arbeiten. Ein chaotischer Arbeitsplatz würde Sie Geld kosten. Wer also produktiv arbeiten möchte, sollte seinen Arbeitsablauf genau planen. Freelancer stehen häufig unter Zeitdruck, dennoch sollten sie sich nicht aus der Ruhe bringen lassen. Wichtig ist es, Aufgaben nach Dauer und Schwierigkeit zu sortieren. Nach einer schweren Aufgabe sollte man eine Leichte angehen, um sich etwas zu entspannen. Regelmäßige Pausen sind ebenfalls wichtig, ansonsten sinkt die Konzentration und der Stress nimmt zu. Wie man seine Pause gestaltet, hängt von der individuellen Person ab. Einige hören Musik, andere zocken ein Spiel, wieder andere treiben Sport.

Eigenverantwortung und Zeitaufzeichnung

Wer im Home Office arbeitet, muss sich daran gewöhnen, dass er plötzlich eine große Portion Eigenverantwortung trägt. Man muss sich ständig um seine Arbeitsumgebung kümmern, den Arbeitsplatz sauber halten und nebenbei natürlich alle Aufgaben erledigen. Wer als Angestellter einer Firma von zu Hause aus arbeitet, hat zusätzlich die Aufgabe, seine Arbeitszeit aufzuzeichnen. Für diese Aufgabe gibt es zwei Methoden:

1. Klassisch: Mit Stift und Papier werden Arbeitsstunden und Pausen auf einem Blatt Papier notiert.
2. Modern: Die Arbeitsstunden werden mit einer Software erfasst.

Für den zweiten Fall gibt es wiederum mehrere Möglichkeiten:

• Eine Excel-Tabelle
• Eine lokale Software zur Zeiterfassung
• Eine Online-Software zur Zeiterfassung

Die Excel-Tabelle ist ganz klar die einfachste Lösung und ist in den meisten Fällen ausreichend. Für Freelancer empfehlen wir dagegen Lösung zwei und drei, und zwar aus folgendem Grund: Selbstständige müssen meist nicht nur die Zeit erfassen, sondern auch gleich für ihre Kunden abrechnen. Mit einer Software zur Zeiterfassung erfolgt die Abrechnung fast automatisch, wodurch Zeit gespart wird. Ob letztendlich eine Software für den Computer oder eine Online-Variante genutzt wird, hängt vom individuellen Bedürfnis ab. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.

Motivation ist alles

Die Kunst zur Produktivitätssteigerung liegt darin, selbst von der Wichtigkeit der Aufgaben überzeugt zu sein. Viele wissen zwar, dass es gut ist, etwas Sinnvolles mit ihrer Zeit anzufangen. Sie vergessen dabei aber schnell, wie viele Vorteile das Home Office für sie bietet. Deshalb ist es wichtig, zu Beginn des Arbeitstages die eigenen Ziele immer wieder aufs Neue bewusst zu machen:

• Warum möchte ich Geld verdienen?
• Habe ich ein schönes Haus? Ja, aber das Darlehen ist noch nicht bezahlt.
• Ich wollte schon immer Mal Land XY besuchen. Dafür muss ich Geld sparen.

Diese Wünsche, Ziele und Aufgaben sollte kann man zum Beispiel auf ein Whiteboard aufschreiben und kann so seinen kreativen Gedanken freien Lauf lassen.

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