Nebenkostenabrechnung prüfen in acht Schritten

Nebenkostenabrechnung prüfen in acht Schritten

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter jedes Jahr ein Grund zur Sorge. Die Befürchtung, zu viel Miete zu zahlen oder eine fehlerhafte Abrechnung zu erhalten, ist weit verbreitet. Tatsächlich ist es in Deutschland keine Seltenheit, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist. Angesichts dieser Tatsache lohnt es sich für Mieter, die Abrechnung genau zu überprüfen, um unnötige Kosten zu vermeiden. In diesem Artikel werden verschiedene Schritte und Maßnahmen vorgestellt, die dabei helfen, die Nebenkostenabrechnung gründlich zu prüfen und potenzielle Fehler oder überhöhte Kosten zu erkennen.

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Von der Überprüfung des Abrechnungszeitraums bis hin zur Kontrolle der einzelnen Kostenpositionen und der Verteilung der Heizkosten, diese Schritte geben Mietern das nötige Werkzeug, um ihre Rechte zu wahren und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Durch eine sorgfältige Prüfung der Nebenkostenabrechnung können Mieter sicherstellen, dass sie nur die Kosten tragen, die ihnen tatsächlich zustehen, und möglicherweise zu viel gezahlte Beträge zurückfordern. Haben Sie auch die Befürchtung, Ihre Nebenkostenabrechnung könnte falsch sein, sodass Sie zu viel Miete zahlen? Der folgende Heimhelden.de-Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie die Nebenkostenabrechnung in acht Schritten überprüfen und sich so im Jahr 2017 unnötige Kosten sparen.

1. Schritt: Überprüfen Sie das Datum der Nebenkostenabrechnung

Zunächst einmal sollten Sie überprüfen, ob Sie die Nebenkostenabrechnung überhaupt berücksichtigen müssen. Das richtet sich danach, ob die Abrechnung rechtzeitig bei Ihnen im Briefkasten lag. Denn: Der Mieter muss die Abrechnung laut § 556, Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten haben. Beispiel: Die Abrechnung für die Nebenkosten aus dem Kalenderjahr 2022 muss spätestens am 31.12.2023 beim Mieter ankommen. Wenn sie später zugestellt wird, sind Nachforderungen in der Regel nicht wirksam.

Selbst wenn die Jahresabrechnung des Hauses dem Vermieter noch nicht vorliegt, muss er mit dem Mieter die Betriebskosten in dieser Jahresfrist abrechnen. Die Jahresabrechnung für Eigentümer einer Wohnung gilt nämlich nicht als Basis für die Betriebskostenabrechnung der Mieter. Lässt ein Vermieter die Jahresfrist vergehen, so muss er nachweisen, dass er die Frist nicht fahrlässig oder absichtlich verstreichen lassen hat. Laut BGH VIII ZR 249/15 muss er dafür jedoch Beweise anbringen können.

Das heißt für Sie als Mieter: Wenn Ihr Vermieter verspätet eine Nachzahlung fordert, können Sie diese normalerweise ignorieren. Sollten Sie hingegen Geld zurückbekommen, so steht Ihnen dieses auch weiterhin zu. Nur in Ausnahmefällen ist laut aktuellem Mietrecht eine verspätete Nachforderung möglich, nämlich wenn der Vermieter nachweislich nicht schuld daran ist, dass die Abrechnung zu spät bei Ihnen ankam.

2. Schritt: Wurde die Nebenkostenabrechnung für den richtigen Zeitraum erstellt?

Als Nächstes überprüfen Sie, ob der Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, korrekt ist. Die Abrechnung muss im Regelfall zwölf Monate umfassen, damit sie überhaupt gültig ist. Der Vermieter darf keinen Zeitraum berechnen, der länger als zwölf Monate ist, da andernfalls ein formaler Fehler vorliegt, wodurch die Nebenkostenabrechnung ungültig würde (§ 556, Abs. 3 BGB).

Die Ausnahme bildet ein kürzerer Abrechnungszeitraum, etwa wenn nach Kalenderjahr abgerechnet wird. Das geschieht zum Beispiel, wenn ein Mieter erst im August in eine Wohnung einzieht.

Dann ist es durchaus zulässig, dass der Abrechnungszeitraum lediglich vom 1. August bis zum 31. Dezember dauert.

3. Schritt: Welche Nebenkosten sind in der Abrechnung aufgelistet?

Im dritten Schritt überprüfen Sie, ob die Nebenkosten, die in der Abrechnung angegeben sind, überhaupt abgerechnet werden dürfen. Hier muss sich der Vermieter an den Mietvertrag halten, weshalb Sie diesen zur Hand nehmen sollten, um die Abrechnung zu überprüfen. Wurden im Mietvertrag einzelne Positionen vereinbart, wie etwa Müllabfuhr, Beleuchtungskosten und Gebäudereinigung, so müssen Sie auch nur diese Nebenkosten zahlen. Wenn Sie im Mietvertrag eine Notiz finden, dass Sie „sämtliche Betriebskosten“ tragen, so gilt das für alle umlagefähigen Nebenkosten. Auch in diesem Fall darf der Vermieter jedoch nur bestimmte Posten an Sie als Mieter weitergeben, wie etwa:

  • Warmwasser-, Wasser und Heizungskosten
  • Aufzugskosten
  • Entwässerung, Straßenreinigung und Müllabfuhr
  • Grundsteuer
  • Beleuchtung
  • Gartenpflege
  • Schornsteinreinigung
  • Hausmeister
  • Kabel- oder Antennenfernsehen
  • Hausreinigung
  • Ungezieferbekämpfung
  • Haftpflicht- und Sachversicherungen

Das Stichwort „sonstige Nebenkosten“ in der Nebenkostenabrechnung sollte Sie stutzig machen. Es ist dem Vermieter nicht gestattet, beliebige Kostenposition so zu bezeichnen. Stattdessen müssen derartige Kosten konkret im Mietvertrag und in der Nebenkostenabrechnung benannt werden.

Sofern über die Betriebskosten keine Aussagen getroffen werden, gilt die Bruttomiete. Dann zahlen Sie nur die Heiz- und Warmwasserkosten, während alle anderen Kosten schon in der Kaltmiete enthalten sind.

4. Schritt: Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft?

Jetzt müssen Sie herausfinden, ob die Nebenkostenabrechnung Fehler enthält. Grundsätzlich gilt: Sie muss klar und verständlich formuliert sein, damit der Mieter die Chance hat, alles nachzuvollziehen und zu überprüfen. Bei jeder Kostenposition müssen Sie erkennen können, wie hoch die jeweiligen Gesamtkosten sind, wie sie auf die Mieter umgelegt werden (der sogenannte Umlage- oder Verteilerschlüssel) und welchen Anteil Sie als Mieter zahlen sollen. Sofern Sie bereits im Voraus Zahlungen leisten mussten, muss zudem festgehalten werden, auf welchen Betrag sich diese belaufen. Diese Angaben reichen aus, damit Sie überprüfen können, ob Ihr Anteil an den Nebenkosten korrekt ist. Schauen Sie auch hier noch einmal in den Mietvertrag: Die Nebenkosten dürfen nur so, wie dort festgehalten wurde, auf Sie umgelegt werden. Wenn es hierzu keine Angaben im Mietvertrag gibt, werden die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche aufgeteilt.

5. Schritt: Ist die Verteilung der Heizkosten richtig?

Auch bei den Heizkosten sollten Sie genau hinschauen. Hier bestimmt nämlich der Gesetzgeber, wie die Kosten aufgeteilt werden müssen. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch abgerechnet. Bei schlecht gedämmten und älteren Mietshäusern beläuft sich dieser Anteil meist auf 70 Prozent. Die Berechnung des restlichen Heizkostenanteils erfolgt nach Wohnfläche. Sofern der Vermieter in Ihrer Nebenkostenabrechnung die Heizkosten anders verteilt hat, dürfen Sie die für die Heizkosten geforderte Zahlung um 15 Prozent reduzieren.

6. Schritt: Wirtschaftlichkeit kontrollieren – Sind die Nebenkosten zu teuer?

Laut BGH VIII ZR 195/03 müssen Mieter meist auch hohen Nachforderungen nachkommen. Allerdings können Sie überprüfen, ob die einzelnen Nebenkosten überteuert sind. Bei den Nebenkosten muss der Vermieter nämlich den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit folgen. Das heißt, dass er bei Entscheidungen, die einen Einfluss auf die Nebenkosten des Mieters haben, auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten muss. Der Mieter muss es aber belegen können, wenn er einzelne Nebenkosten als unwirtschaftlich empfindet. Bei Gebäudereinigung, Hausmeisterdiensten und Gartenpflege ist es daher ratsam, bei anderen Betrieben nach Kostenvoranschlägen zu fragen.

7. Schritt: Kosten überprüfen und um Belegeinsicht bitten

Sie haben die Vermutung, dass einzelne Nebenkosten bei Ihnen zu hoch angegeben wurden? Dann bitten Sie um Belegeinsicht. Jeder Mieter hat das Recht, sich die Originalbelege der Nebenkostenabrechnung direkt beim Vermieter anzusehen.

Kopien darf der Mieter jedoch nur in Ausnahmefällen verlangen, etwa wenn er nicht zur Belegeinsicht bei seinem Vermieter vorbeikommen kann. Das gilt zum Beispiel, wenn Sie in Berlin wohnen, Ihr Vermieter seinen Sitz aber in Hamburg hat.

Es ist Ihnen aber erlaubt, die Belege mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera abzufotografieren. Sofern Sie Einsicht in die Belege erhalten, überprüfen Sie nicht nur die Höhe der Kosten, sondern auch die Gültigkeit des Beleges. Eine Rechnung eines Gebäudereinigungsunternehmens von 2015 ist beispielsweise kein gültiger Beleg für die Nebenkostenabrechnung von 2016.

8. Schritt: Rechtzeitig Widerspruch einlegen

Wenn Sie beim Überprüfen der Nebenkostenabrechnung einen Fehler finden, sollten Sie fristgerecht Widerspruch einlegen. Dafür haben Sie nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit. Sie können auch dann noch widersprechen, wenn Sie das geforderte Geld bereits an den Vermieter gezahlt haben. Laut BGH VIII ZR 269/09 besteht weiterhin ein Rückforderungsanspruch.

Wenn Sie einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen möchten, können Sie wie folgt vorgehen: Fertigen Sie eine schriftliche Begründung für Ihren Widerspruch an und legen Sie sie dem Vermieter vor. Beschreiben Sie, welche Kostenpositionen Sie anzweifeln und aus welchen Gründen. Achten Sie darauf, dass der Widerspruch innerhalb des vorgegebenen Zeitraums eingereicht wird. Dies ist normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung der Fall.

Bewahren Sie alle Unterlagen, einschließlich der Korrespondenz mit Ihrem Vermieter, sorgfältig auf. Wenn der Vermieter nicht auf den Widerspruch reagiert oder Sie sich nicht einigen können, können Sie sich an einen Anwalt oder Mieterverein wenden, um weitere rechtliche Schritte zu besprechen. Bedenken Sie außerdem, dass ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung nur dann erfolgreich sein wird, wenn er auf einer soliden rechtlichen Grundlage basiert. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich professionellen Rechtsrat einholen.

Wenn Sie Mitglied in einem Mieterverein sind, können Sie sich an diesen wenden, um Unterstützung und Beratung bei Ihrem Widerspruch zu erhalten. Die meisten Vereine haben spezialisierte Anwälte und Berater, die sich auf das Mietrecht spezialisiert haben. Verbraucherzentralen beraten und informieren Verbraucher in vielen Belangen, einschließlich Mietrecht und Wohnen. Sie können auch prüfen, ob die Abrechnung inhaltlich und formal korrekt ist. Wenn Sie einen Rechtsanwalt konsultieren möchten, sollten Sie einen Anwalt für Mietrecht wählen. Diese können Ihnen helfen, Ihren Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung vorzubereiten und Ihnen bei weiteren rechtlichen Schritten helfen.

Zusammenfassung

Jedes Jahr, wenn die Nebenkostenabrechnung im Briefkasten landet, fragen sich zahlreiche Mieter, ob alles seine Richtigkeit hat. Die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ist für Mieter von großer Bedeutung, da statistisch gesehen viele Abrechnungen fehlerhaft sind. Durch eine gründliche Prüfung und Einhaltung der genannten Schritte können Mieter möglicherweise unnötige Kosten vermeiden. Es ist wichtig, das Datum der Abrechnung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig eingegangen ist. Darüber hinaus sollte man den richtigen Abrechnungszeitraum, die korrekte Auflistung der Nebenkosten gemäß Mietvertrag, eventuelle Fehler in der Abrechnung, die korrekte Verteilung der Heizkosten und die Wirtschaftlichkeit der Nebenkosten kontrollieren. Belegeinsicht kann hilfreich sein, um die Richtigkeit der Kosten nachzuvollziehen. Falls Fehler entdeckt werden, ist es wichtig, rechtzeitig Widerspruch einzulegen. Indem Mieter ihre Nebenkostenabrechnung gründlich prüfen, können sie ihre Rechte wahren und möglicherweise zu viel gezahlte Beträge zurückfordern.

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